CÓMO ENFRENTARSE A UN ULTRAMARATÓN XCUM ADAPTANDO LA METODOLOGÍA PMBOK AL RETO DE SACAR TU 100% (parte 1)
Daniel Plá CEO de Keeltek Engineering Solutions s.l – Empresa fabricante de maquinaria industrial

Esta es la primera parte de un grupo de 6 POST que me gustaría editar acerca de la preparación deportiva para las ultramaratones que son, para mí, muy importantes y que disfruto mucho participar en estas pruebas. Serán 6 partes, comencemos.

Primera parte: La Visión de mi vida laboral integrada con mis metas deportivas

“Si quieres ser feliz y ser eficiente debes usar las metodologías de tu trabajo en tu vida personal, social y deportiva” Esto se explica solo: Si eres experto en proyectos en el trabajo deberías serlo también en tu hogar y con tu círculo social cuando te involucres en un proyecto: viaje de vacaciones, construir una casa, crear un equipo de pádel, etc.


Estoy plenamente convencido que llegar a ser un Director General CEO significa mucho esfuerzo, pero más esfuerzo conlleva mantenerse en el cargo y ayudar a crecer a cada una de las personas de tu organización y lograr que se cumplan sus objetivos personales y laborales

Preparar una empresa para que mejore de forma sustancial en un plazo de 3 años requiere de una cartera de proyectos claves en las diferentes áreas de la empresa. Muchas empresas emprenden proyectos internos y no logran los objetivos que persiguen en, por lo menos, el 70% de los proyectos que ejecutan. 

Desde mi percepción y experiencia identifico, por lo menos, tres causas que no permiten a las empresas crecer y alcanzar sus metas en los proyectos que ejecutan.

Estas causas están en nuestras mentes como CEO y como trabajadores:

  1. No poseer los conocimientos esenciales y por lo menos una metodología que te permita ejecutar esos proyectos de mejora de forma excelente y lograr las metas.

  2. No formar a las personas que conforman los proyectos con las destrezas y habilidades necesarias para ejecutarlos y los roles que cada uno de ellos debe desempeñar en los proyectos.

  3. La falta de implicación y reacción cuando las cosas no van como queremos, es decir, la capacidad de detectar anticipadamente los problemas y analizarlos, muy bien, para eliminar los 19 tipos de desperdicios y las causas de no calidad en los proyectos.

La preparación para carreras de ultra distancia no es una cuestión de unas semanas, sino de meses de esfuerzo y sacrificios para llegar en forma a las pruebas y poder dar tu cien por cien y poder decir:

“Valió la Pena”

Es por ello por lo que quiero hacer un ejercicio de conciencia aplicando la metodología de gestión de proyectos PMBOK a la preparación de mis competencias de ultramaratones que realizo anualmente. Esta “adaptación” me va a ayudar a alcanzar la meta deportiva que me trace, y a la vez, arraigar en mi mente los aspectos claves de PMBOK que requiere un CEO para alcanzar con su personal la excelencia a través de la ejecución de proyectos.

El fin último es dominar esta metodología y saberla aplicar en tu vida deportiva, personal y social y de esta forma te conviertes en un verdadero experto en dirigir proyectos indiferentemente de su naturaleza.

Al igual que en un proyecto de ingeniería, como puede ser desde la construcción de una presa hasta la fabricación de maquinaria industrial para procesos productivos y logísticos incorporando los conceptos de la industria 4.0 y que es lo que realizamos en Keeltek, hay que seguir unas etapas muy claras y estandarizadas y conocidas a nivel mundial.

Dentro de la metodología descrita en el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) a la hora de enfrentarnos a un proyecto existen cinco grupos de procesos a seguir que son:

  • Inicio

  • Planificación

  • Ejecución

  • Monitoreo y control

  • Cierre con las lecciones aprendidas para mejorar el próximo proyecto

Si quieres profundizar en ellas te sugiero que revises el Manual del PMBOK en su séptima edición dado que en este POST no entraremos en ese detalle. Si eres una persona que trabaja en proyectos te recomiendo esta metodología en el caso que no tengas una establecida para tus proyectos.

La ultramaratón a pesar de no ser una gran obra de ingeniería o diseño de maquinaria requiere también una metodología vital de proyectos para garantizar el éxito de las personas que van a conformar el equipo de ultramaratones que promociona Keeltek


Según la metodología PMBOK la adaptación que hago para mi proyecto personal de poder llegar en forma y dar el máximo en cada prueba:

Capítulo 4 del PMBOK: Gestión de la integración del proyecto de Ultramaratón 


  1. Desarrollar el acta del proyecto.                                             En mi caso crear un documento que especifique:

     - Invitar y convencer a uno o dos amigos deportistas a crear un equipo para las ultramaratones. Un equipo es más eficiente que un solo hombre.

    Pruebas deportivas y físicas que debemos realizar. Aquellas que nos garanticen los mejores desempeños en las mismas.

    -  Rendimiento que deseamos alcanzar ¿Queremos simplemente acabar la prueba?, o ¿Nos planteamos dar el 100% de nuestro potencial?

    - Que tiempo debemos dedicar que no afecte nuestro desempeño laboral, ¿Qué días vamos a entrenar? ¿En qué horario? En mi caso personal al estar al frente de una empresa debo entrenar antes de incorporarme al trabajo, mi horario de entrenamientos es de 5:30 a 7h AM

    - Cuáles de los 9 roles de Belbin va a adoptar cada deportista en este proyecto deportivo. Es muy importante el rol de investigador de recursos para buscar y detectar qué pruebas son las mejores. También es importante que seamos especialistas en ultramaratones y el rol coordinador deportivo.

    - Qué indicadores (Llamados KPI’s) vamos a registrar y monitorear para garantizar la evolución y las mejoras físicas y mentales para las pruebas.

    - Qué exámenes médicos debemos hacernos para reducir el riesgo en temas de salud y condiciones para asumir este reto (En proyectos análisis de riesgos)

    - Proponer a la empresa Keeltek que yo dirijo, a ser sponsor del equipo de ultramaratones. Aspectos financieros y de costes de los proyectos.

    - Acciones lúdicas fuera del programa del proyecto. Por ejemplo: salir en bici de una forma más lúdica o un viaje familiar incorporando a la familia del equipo una vez a la semana de esta manera logramos alianzas estratégicas con los seres que amamos y que nos apoyan en esta actividad.

    - Cuál es la estructura de las pruebas y de las tareas de ejercitación. Hablamos de la estructura de los entrenamientos que PMBOK llama EDT Estructura Detallada del Trabajo en este caso para los deportistas y aliados estratégicos.

  2.   Identificar a los interesados o Stakeholders:                                                                                                                                                                         Debemos pensar si el equipo tiene los conocimientos y habilidades para realizar la preparación física, llevar una correcta alimentación y saber que suplementos debemos tomar, y también si debemos adquirir un apoyo mecánico para llevar el mantenimiento de la bicicleta, y otros equipos de soporte. De no ser así debemos buscar partners que sean especialistas en el tema para incorporarlos y que estén presentes en los momentos que sean necesarios.

  3. Desarrollar el plan para la dirección del adiestramiento (proyecto):                                                                                                                                                                                                                                                             Aquí todos somos los gestores del proyecto para la ultramaratón, simplemente debemos hacer las 9 funciones y con la mayor polivalencia posible para englobar todas las tareas a realizar para alcanzar nuestro objetivo en la Ultramaratón. Hablo de los 9 roles de Belbin para equipos de proyectos.

  4. Dirigir y gestionar los entrenamientos del proyecto:                                                                                                           Conlleva inscribirse, anticipadamente, a las pruebas seleccionadas y cumplir con todo lo relacionado con lo acordado en la fase de planificación, ejecución de los entrenamientos, control de los mismos y vigilar los indicadores de crecimiento y aumento de la efectividad para alcanzar la meta. Recorrer los escenarios en los cuales se ejecutan las pruebas de saberse las ubicaciones. Ir a los mejores escenarios que podamos.

  5. Gestionar el conocimiento del proyecto para las ultramaratones:                                                                                                                                                                                                                                      Debemos asegurarnos de que nos aprovechamos de toda la experiencia de proyectos anteriores que traemos cada miembro del equipo, si hemos realizado pruebas similares revisar los datos para tener más información y ver los videos de otros países y las opiniones de los expertos en ultramaratones en el mundo.                                                                                                                                                                                                                              También debemos asegurarnos de que la información que se va a encontrar y generar de la experiencia de preparar estas ultramaratones se aloje en algún lugar fácil de recuperar para años venideros. Para ello vamos a poner en práctica una plataforma digital Learning Management System (LMS) en la cual habilitaremos para el equipo y los aliados el poder consultar videos, documentos, planes de entrenamiento, etc.

  6. Monitorear y controlar el trabajo EDT del proyecto:                                                                                                                                                        Vamos a utilizar el programa de gestión de proyectos en la Plataforma Odoo de nuestra empresa Keeltek para poder abrir una sesión para el equipo que promociona KEELTEK. Haremos un Cronograma de actividades por semanas y días de ser necesario para facilitar la comunicación y ser muy eficaces en la ejecución real, siguiendo las tareas y cumpliendo los Hitos y metas de desempeño en las pruebas.

  7. Realizar el control integrado de cambios en los ejercicios y programas de adiestramiento:                                                                                                                                                Registrar y vigilar los indicadores deportivos por persona y los KPI’s que garanticen que estamos mejorando como equipo e individualmente y tomar las decisiones para garantizar la evolución de cada uno de nosotros. Para quienes no logremos los resultados esperados actuar con Líneas de Acción preventivas y correctivas que se deben aplicar.

  8. Cerrar el proyecto o fase y analizar las lecciones aprendidas:                                                                                                                                                                                                                                                                Una vez hemos terminado el primer Ultramaratón, debemos liberar los recursos y hacer una reunión para focalizarnos el siguiente ultramaratón en el que vamos a participar. Lógicamente tenemos más tiempo, ya hemos aprendido de nuestros errores y ponemos en práctica esas lecciones aprendidas tan importantes para alcanzar la excelencia deportiva, podemos aprovechar la recuperación tras la prueba para salir en bici de una forma más lúdica y realizar las actividades familiares que programamos para hacer de los ultramaratones un éxito compartido con nuestras familias.                                                                                                                                                                Toda la información y la experiencia adquirida debe quedar archivada para próximos retos en la Plataforma LMS, las reuniones y los entrenamientos que servirá para nuevos miembros que se incorporen y así hacemos un proceso muy ágil y digital la formación a nuevos deportistas.                                                                                                                                                                  Lecciones aprendidas, ¿Qué hemos aprendido en estas carreras?                                                                                                                                                              Ahora conocemos mejor nuestro cuerpo, sabemos lo que nos va bien y lo que no, en términos de alimentación, hidratación, entrenamientos, distancias y descansos y están registrados en un Cuadro de Mando de indicadores y KPI’s.                                                                                                                                                                                                                                                            En todas las ultra se sufren crisis, debemos analizar los momentos de crisis e intentar buscar una explicación lógica y las acciones que van a prevenir que las causas no se repitan.                                                                                                                                                                                                                                                   En definitiva, debemos saber dónde hemos fallado y qué hacer para mejorar en los próximos retos.




Cada día que pasa estoy convencido que, para ser un buen trabajador indiferentemente de qué posición ocupas, debes poder ser experto aplicando metodologías de excelencia como PMBOK en tu vida deportiva, familiar y social porque, si haces esto, serás capaz de afrontar nuevos proyectos en tu empresa y ejecutarlos mejor cada día. 
CÓMO ENFRENTARSE A UN ULTRAMARATÓN XCUM ADAPTANDO ADAPTANDO LA METODOLOGÍA PMBOK AL RETO DE SACAR TU 100% (parte 2)